Mencetak surat otomatis dengan fungsi mailing microsoft word

Pada kesempatan kali ini kami akan mengulas fungsi mailing pada aplikasi microsoft word. Pertanyaan pertama yang harus anda jawab adalah :

Apa kegunaan fungsi mailing tersebut ?
Petugas administrasi yang mencetak ribuan surat disekolah, Apakah sudah pernah menggunakan fungsi mailing tersebut ?

 

Tutorial kali ini akan sangat berguna bagi pembaca sekalian yang belum megetahui penerapan fungsi mailing pada microsoft word. Dalam pekerjaan, kita seringkali berhadapan dengan surat - menyurat dimana kita disuruh untuk membuat surat ke banyak orang, Contoh surat pemberitahuan yang dikirim ke wali murid.

 

Bagi seorang pemula dalam bidang komputer, hal tersebut akan terasa sangat merepotkan, mengapa demikian ? karena mereka akan mengetik nama - nama tujuan surat satu persatu kemudian mencetaknya satu persatu. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk melakukan hal tersebut

Fungsi mailing digunakan untuk melakukan proses mencetak surat secara otomatis, dimana hanya dengan 1 kali perinta print saja, kita akan mencetak puluhan atau ratusan surat lengkap dengan tujuan. Untuk lebih memahaminya, ikuti langkah - langkah berikut dengan benar.


Studi kasus surat Pemberitahuan

1. Buat data siswa pada microsoft excel

Dalam study kasus kali ini, sekolah - sekolah pasti mempunyai data siswa yang sudah tersimpan pada microsoft excel, dimana terdapat detail data siswa yang meliputi No Induk, Nama, Alamat, Nama Wali, Kota dan lain - lain


2. Buat surat Pemberitahuan

Buat surat pemberitahuan sesuai dengan struktur atau aturan surat pada instansi sekolah. Ada kop surat, ada alamat tujuan surat, ada nama siswa yang di maksud dalam surat dan lain.

 

Kepada Yth Bpk/Ibu: space untuk nama wali
space untuk alamat wali

Dengan Hormat
Sehubungan dengan pelaksanaan Study Tour Sekolah dst, kami memberitahukan bahwa ananda space untuk nama siswa sudah terdaftar dst .....
....
...
..
dst

 


Setelah membuat data siswa beserta surat pemberitahuan diatas, tutup microsoft excel yang menampilkan data siswa. Kemudian kita buka aplikasi surat dan ikuti langkah berikutnya : » Integrasikan file excel data siswa dengan surat

Pilih menu Mailing » Select Recipient » Use existing list.
Selanjutnya browse ke arah file siswa.xlsx yang sudah kita simpan sebelumnya


Selanjutnya akan muncul pilihan data source name, seperti terlihat pada gambar dibawah ini :



Selanjutnya pilih file siswa.xlsx seperti terlihat pada gambar dibawah ini, kemudian muncul pilihan pada sheet berapa data siswa yang akan kita gunakan. :



Jika file excel kita hanya terdiri dari 1 sheet, maka kita pilih sheet 1



Langkah selanjutnya adalah menentukan pada bagian mana kita akan memasukka data secara Otomatis. Contoh click pada bagian nama wali, kemudian click button Insert merge field dan Pilih kolom wali seperti pada gambar berikut. Langkah berikutnya bisa kita ulangi pada bagian - bagian otomatis yang lainnya, seperti untuk kolom alamat, kota, kodepos dan nama siswa


Untuk menampilkan previews dari data surat yang sudah kita buat, kita click button Preview Result seperti pada gambar berikut, maka bagian - bagian otomatis yang sudah kita setting secara otomatis akan terisi dengan data yang terdapat pada file excel siswa.xlsx



Anda dapat melihat data lainnya dengan click pada tombol preview next, prevv yang terdapat pada bagian Preview result.



langkah penting berikutnya adalah proses cetak / print. Cara mencetaknya adalah dengan menggunakan button Finish & Merge, bukan menggunakan perintah Ctrl + P seperti biasanya.



Sekarang tentukan, apakah anda akan mencetak semua data atau beberapa data saja dengan memilih opsi seperti terlihat pada gambar berikut



Selanjutnya, surat - surat anda akan dicetak secara otomatis, tanpa harus ribet mengetik nama dan lainnya satu persatu. Anda juga bisa menerapkan cara - cara diatas pada bagian amplop, sehingga proses cetak amplop surat juga menjadi lebih efisien

Dalam contoh apalagi kita bisa menggunakan fungsi mailing ? :
- Dalam proses cetak sertifikat otomatis di laboratorium
- Dalam proses cetak cover laporan otomatis di laboratorium
- Dan proses cetak otomatis yang lainnya

Download Contoh cetak Surat otomatis.
Simpan dan copy langsung ke direktory D: supaya tidak perlu melakukan setting lokasi alamat file siswa.xlsx


Komentar pembaca

helmihidayaniterimakasih atas ilmunya yang iniposting pada :2015-04-18 10:21:12
         
     
         
 
         
   
         
   
 

Tulis komentar